Защита документооборота

ДЕЛО-Предприятие

Информация о разработчике:
Россия, Москва, ул. Электрозаводская, дом 52
(495) 580-75-15
market@eos.ru
Подробнее о компании Электронные офисные системы

При реализации технологий электронного документооборота целью специалистов компании «Электронные Офисные Системы» являлось достижение максимального соблюдения правил и приемов бумажного делопроизводства. Это позволило обеспечить совмещение традиционных и современных технологий в единой системе делопроизводства.

Реализовать электронный документооборот на практике помогают следующие возможности системы «Дело-Предприятие»:

• создание проектов электронных документов «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;
• автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения;
• регистрация в автоматизированном режиме электронных документов, возникших в результате утверждения проектов;
• регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
• сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;
• прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;
• разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;
• предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;
• рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по кабинетам должностных лиц);
• полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;
• отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств.

Работа над проектом начинается с создания регистрационной карточки проекта документа (РКПД), к которой прикрепляются файлы с материалами. После определения перечня должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, можно задать тип маршрутизации, в соответствии с которым проект будет разослан для дальнейшей работы с ним.

Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта как по существу (индикация статуса проекта), так и по срокам.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый. История работы с вариантами проекта документа может быть сохранена. При получении готового электронного документа по электронной почте, его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего, в результате обмена между двумя системами «Дело», документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа может быть прикреплен к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, а по получении его электронного образа - возврат в систему «Дело» с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

После регистрации, РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее - исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке Поступившие), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке «На исполнении»), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке «На контроле»).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы «Дело».

Исходящие и внутренние документы, как правило, подготовленные в текстовом редакторе MS Word, по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Одновременно они могут быть защищены ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированного ФАПСИ средства криптографической защиты «КриптоПро CSP» (компания «Крипто-Про»). «Электронные Офисные Системы», обладая сертификатами на право встраивания в свое ПО средств криптозащиты, обеспечивает лицензионную чистоту предлагаемого решения.

В качестве защищенного хранилища ЭЦП выступает электронный идентификатор Rutoken.

Защищенный исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть передан по электронной почте адресату. Таким образом, в совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается полный цикл корпоративного электронного документооборота.

Вернуться к списку решений