Как построить юридически значимый ЭДО

11 ноября 2010 года В современных реалиях перевод компании на электронный документооборот (ЭДО) — необходимое условие для развития бизнеса: позволяет отказаться от «бумажного» делопроизводства, повышает оперативность обмена документами между филиалами и сторонними организациями, снижает операционные издержки и т.д.

Как построить юридически значимый ЭДО
Система обмена документами на базе комплекта «КриптоТри» позволяет обеспечить защищенный обмен документами с приданием им юридической значимости.

Но, к сожалению, данное техническое нововведение может усложнить жизнь не только работникам ИТ-службы, но и рядовым сотрудникам — участникам документооборота, так как изначально были неверно сформулированы цели внедрения ЭДО. Как же правильно сделать это и организовать работу так, чтобы система работала на компанию, а не против нее?

Традиционными сферами применения электронного документооборота являются автоматизация делопроизводства, внутрикорпоративный документооборот, коммерческий и бухгалтерский документооборот между организациями, межведомственное информационное взаимодействие.

Если для первых двух сфер — решаемые задачи направлены на контроль жизненного цикла документа: от создания и согласования проекта до его архивного хранения. То в том случае, когда задачи электронного документооборота сводятся к обмену электронными документами между организациями или ведомствами, приоритетное значение должно уделяться приданию юридической силы передаваемых документов, защите целостности и авторства при передаче, а также квитированию фактов отправки и доставки документов.

В системах обмена документы, как правило, оформляются в виде файлов, выгружаемых из финансово-учетных программ и систем электронного документооборота.

СЭД или система обмена документами?

Для удобства принятия решения можно составить сравнительную таблицу. Сначала необходимо определить для каждого вида документа следующие параметры:

  • количество оформляемых документов в месяц;
  • тип документа (передаваемый контрагенту или внутренний);
  • срок хранения документа и затраты на оформление в бумажной форме и передачу;
  • возможность оформления подлинника в электронной форме, с учетом законных ограничений и мнения ответственных сотрудников.

Затем исключить из таблицы те документы, которые не могут быть оформлены в электронной форме по закону, в отношении которых видится наибольшее отторжение ответственных сотрудников или у которых срок хранения свыше 15 лет.

После чего надо отсортировать таблицу с учетом количества оформляемых документов в месяц, затрат на оформление их в бумажном виде и расходов на передачу. Разделить таблицу на две части: первая — приоритетная задача, вторая — та, что можно отложить на некоторое время.

В чем разница?

Системы электронного документооборота широко представлены на рынке. Большинство из них отличаются значительными функциональными возможностями, позволяющими в полной мере автоматизировать процесс внутрикорпоративного документооборота в организации.

Однако для целей межкорпоративного и межведомственного обмена традиционные СЭД не всегда подходят, тому есть несколько причин: это и технологическое различие, и стоимость внедрения, и особенности эксплуатации СЭД. На помощь тут приходят «облегченные» версии — системы обмена документами.

Cравнение по затратам на проекты по внедрению типовой системы электронного документооборота и системы обмена документами на базе «КриптоТри»:

Затраты Система ЭДО «КриптоТри»
Стоимость лицензии на одно рабочее место, включая средства ЭЦП от 6000 рублей 3400 рублей за комплект
Необходимость дополнительных программных компонент или их модернизация СУБД, серверные операционные системы не требуется
Необходимость дополнительных технических компонент или их модернизация Серверы, телекоммуникационное оборудование не требуется
Внедрение от 600 рублей за чел/час и от 320 чел/час не требуется, в комплекте организационно-распорядительные документы
Обучение от 500 рублей за чел/час не требуется, исключительная простота использования
Доработка при внедрении чаще всего требуется, от 700 рублей за чел/час не требуется

Система обмена документами на базе комплекта «КриптоТри» позволяет обеспечить защищенный обмен документами с приданием им юридической значимости.

О решении «КриптоТри»

КриптоТри — это комплексный продукт, позволяющий обеспечить защищенный обмен электронными документами с приданием ему юридической значимости. В состав решения входит криптопровайдер СКЗИ «КриптоПро CSP» (продукт компании «Крипто-Про»), ключевой носитель Рутокен (программно-аппаратное средство компании «Актив») и клиентское приложение «КриптоАРМ Стандарт» (решение компании «Цифровые технологии»).

На рабочем месте пользователя устанавливаются КриптоПро CSP, реализующий сертифицированные криптоалгоритмы, и КриптоАРМ для выполнения операций шифрования и электронной подписи. Ключи и сертификаты ключей подписей хранятся на электронном идентификаторе Рутокен для усиления защиты от доступа посторонних лиц и уменьшения рисков отказа от подписи. Решение универсально: его одинаково успешно можно использовать при обмене электронными документами, при архивном хранении документов, а также во внутрикорпоративных СЭД, CRM и ЕRP-системах.

Рассмотрим типичную ситуацию в практике организаций — процедуру подписания договора. Договор можно заключить в электронном виде, обеспечив юридическую значимость операции. Но для начала между организациями подписывается соглашение об использовании электронной цифровой подписи, в котором стороны обязуются принимать к исполнению и/или к сведению электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью. Соглашение превентивно (до исполнения электронных документов), оформляется в письменном виде и дает правовую возможность все последующее взаимодействие между собой вести в электронной плоскости.

Схема юридически значимого электронного документооборота с применением технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) на базе решения «КриптоТри».

Для заключения договора выбираем файл электронного документа, к примеру, выгрузив его из внутрикорпоративной СЭД. Руководитель подписывает его своим личным сертификатом ключа подписи, затем шифрует с использованием сертификата ключа подписи руководителя второй организации. Подписанный и зашифрованный файл с договором отправляем по электронной почте.

Руководитель второй компании расшифровывает файл, проверяет легитимность электронной цифровой подписи, просматривает сам исходный документ и принимает решение о том, что тоже готов его подписать. С помощью «КриптоАРМ» он в уже подписанный файл с документом добавляет свою подпись, затем шифрует его и отправляет первой стороне.

В итоге — у обеих организаций будет храниться файл с текстом договора, подписанный руководителями компаний. Данный файл, как, например, традиционный договор в бумажном виде, можно приобщать к материалам суда в случае возникновения спорных ситуаций. Для успешного построения системы электронного документооборота, которая обеспечивала бы автоматизацию внутреннего делопроизводства, безопасность и юридическую значимость внешнего обмена документов, возможна комбинация СЭД и систем обмена документами.

Клиенты и партнеры

  • Анкад
  • Минздрав России
  • КРИПТО-ПРО
  • СКБ Контур
  • ЦентрИнформ
  • НУЦ
  • Код Безопасности
  • Код Безопасности
  • Сигнал КОМ
  • ИнфотекС
  • Альфа Директ
  • Электронная Москва
  • Digital Design
  • Тензор
  • Депо
  • Связной
  • Банк Нордеа
  • БелИнфоНалог
  • Татарстан

Карта сайта